Доставка грузов с использованием авиатранспорта и региональной сети

Документы при погрузке

Факт погрузки фиксируется товарно-транспортной накладной, подтверждается актом взвешивания ТС, еще — актом контрольной проверки правильности погрузки.

ТТН

Форма 1-Т, или товарно-транспортная накладная, сокращенно — ТТН, введена Постановлением Госкомстата за № 78. Это документ строгой отчетности. Он выполняет несколько функций:

• учет, расчеты за автомобильные перевозки грузов;
• мониторинг движения, списание, оприходование товарно-материальных ценностей;
• складской, бухгалтерский, оперативный учет.

ТТН применяется на предприятиях, занятых в сфере эксплуатации автотранспорта, выступающих грузоотправителями и грузополучателями. Форма собственности при этом не имеет значения.

Документ ценен тем, что позволяет определить момент, когда была совершена отгрузка, и перешло право собственности. По нему осуществляется сверка с датой соответствующего путевого листа.

ТТН составляет отправитель на имя получателя груза для каждого рейса. Заполняются все поля, а если данные отсутствуют, то пустые ячейки перечеркиваются. О том, что продукция принята к транспортировке, свидетельствует подпись водителя или экспедитора.

Сверяя ТТН с путевым листом и актом взвешивания автомобиля, можно выявить фальсификацию. На это указывает несоответствие указанной массы перевезенного и грузоподъемности автомобиля.

Один экземпляр накладной крепится к путевому листу.

Акт взвешивания автомобиля

Форма этого и следующего акта не установлена. Документ используется с такой целью:

• у грузоотправителя — учет объемов перевозок;
• оформление счета за услугу;
• учет перевозок грузов автомобильным транспортом.

Акт применяется у юридических лиц, которые отправляют и получают грузы. На бумажном носителе его составляют в трех экземплярах в соответствии с нормами ГОСТ Р7.0.97-2016. Оформление возлагается на отправителя или получателя совместно с перевозчиком.

Акт составляется по результатам контрольного взвешивания от пяти до десяти автомобилей. Это позволяет определить средний вес груза в единице транспортного средства. При необходимости проводится взвешивание или измерение объема перевозимой продукции. Причем ни одна из сторон, подписавших ранее договор, не имеет права отказаться от такой процедуры.

Хранится документ в бухгалтерии отправителя и перевозчика.

Акт контрольной проверки правильности погрузки

В документообороте автомобильных перевозок он выступает подтверждением факта погрузки. Он позволяет сверить реальные данные с теми, что отображены в накладной, и является дополнением к ТТН. Акт составляют субъекты хозяйствования всех видов собственности, которые выступают отправителями груза. Для этого на основании приказа предприятие создает специальную комиссию.

Документ издают в двух экземплярах. Для него обязательными являются следующие реквизиты:

• название;
• номер по порядку;
• число, месяц, год составления;
• название организации, отправляющей груз, ее юридический адрес;
• состав комиссии для проверки и реквизиты документа, на основании которого она создана;
• номер автомобиля, которыйобследуется;
• час, дата проведения проверки (начало и конец);
• выводы комиссии — название продукции, ее количество по факту и в соответствии с накладной.

Хранится акт в бухгалтерии отправителя и перевозчика груза.

Обязанности лиц по договору перевозки товаров

Согласно договору транспортировки груза на Перевозчика возлагается ответственность по доставке груза до места назначения в установленные рамками договора сроки. Заказчик должен согласно договору принять и произвести оплату услуг транспортировки. Если необходимо прибегать к особым условиям при перевозке, таким, как, например, хранение груза, то это следует отразить в договоре.

Помимо всего прочего, Заказчик обязан предоставить Перевозчику полный комплект документации на перевозимый груз, а также выдать доверенность на то лицо, кто занимается перевозкой груза. Доверенность должна быть заверена печатью предприятия, заказавшего рейс. Нотариального заверения не нужно.

Когда имеет место быть потеря груза или его порча в процессе транспортировки, то доказывать свою непричастность приходится Перевозчику. Когда сделать это не удается, то за причиненный вред или порчу груза несет ответственность именно он. Поэтому обязательно в процессе составления договора необходимо отметить последствия, которые могут произойти в результате обстоятельств форс-мажора. Но даже если таковой подпункт не присутствует в содержании договора, то когда наступают обстоятельства непреодолимой силы, сторона перевозчика может не понести ответственности.

Не помешает указать пункт со штрафными санкциями в договоре. Если этого не сделать, то штраф в виде неустойки будет рассчитан на основании статьи 395 ГК РФ. Однако это взыскание будет небольшим и может не удовлетворить одну из сторон, которая нарушила пункт договора.

Но все же, когда составляется пункт о штрафных санкциях, необходимо подумать о принципе равноправия. Когда штрафные санкции применяются по договору только к одной из сторон, то в суде такой договор может быть признан недействительным. Плюс ко всему надо отнестись с пониманием к тому, что перевозки по России существенно отличаются от зарубежных. Поэтому к оформлению документов, которые сопровождают груз, требований гораздо больше, и предъявляться они могут как к перевозчику, так и к транспортному средству.

Как вести учет грузоперевозок. Официальные разъяснения

• водительское удостоверение международного образца или национальное удостоверение нового образца;
• загранпаспорта водителя, перевозящего груз, и всех сопровождающих лиц;
• зелёная карта, применяемая при передвижении по территории иностранных государств;
• разрешение органов Ространснадзора на выполнение доставки;
• копия лицензии на право выполнения международных перевозок;
• таможенная документация (декларация, квитанция об оплате пошлины и пр.).

Документация, составляемая при грузоперевозках международного формата, должна быть исполнена на двух государственных языках стран, участвующих в процессе трансфера. Перед выполнением услуги доставки груза в другое государство необходимо ознакомится со спецификой транспортного законодательства, поскольку могут потребоваться дополнительные бумаги.

Владелец транспорта

Отметим еще один принципиальный момент. В соответствии с Законом № 402-ФЗ (п. 8 ст. 3) фактом хозяйственной жизни признается операция, которая в будущем способна оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств. Так вот одна лишь передача ТМЦ перевозчику в перспективе, при условии доставки ТМЦ, «способна оказать влияние» на экономические показатели участников сделки. Так что транспортная накладная — полноценный первичный учетный документ (п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

В современном учете немало вопросов, которые напрямую властными предписаниями не регулируются. Вопрос оформления автомобильных грузоперевозок характеризует способность бухгалтера к профессиональному суждению. Рекомендуем видеосеминары по этой непростой теме, которые это суждение помогут сформировать:

1. «Документооборот при перевозках грузов автомобильным транспортом» (по правилам, действовавшим до 1 января 2013 г.).
2. «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках» (начиная с 1 января 2013 г.).

Подчеркнем: формирование учетной политики в отношении транспортировок невозможно без оперирования нормами гражданского законодательства. Необходимость правовых знаний установлена профессиональным стандартом «Бухгалтер» (утв. приказом Минтруда России от 22.12.2014 № 1061н). 

Заказ-наряд

Заказ — наряды на предоставление транспортных средств для перевозок являются одной из форм договора фрахтования. Данная документация оформляется, если перемещаемое имущество не относится к категории, подлежащей учету при осуществлении транспортирования товарно-материальных ценностей с сопровождением представителей или владельцев.

Данный документ оформляется тремя экземплярами (оригиналы). Подписание осуществляется фрахтователем и фрахтовщиком. Они могут быть физическими или юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями (ставят печати). Два первых заказ-наряда получают подписанты, 3-ий скрепляют со счетом за оказываемые услуги.

Заказы-наряды должны соответствовать количеству используемых транспортных средств.

Первичные документы

Главным и основным документом считается транспортная накладная — это перевозочный документ, который подтверждает заключение договора, заключенного между грузоперевозчиком и грузополучателем. Товарная накладная может быть составлена как для каждой партии груза отдельно, так и для всего груза в целом. Она составляется в 3 экземплярах для каждого участника соглашения: грузоперевозчик, грузоотправитель и грузополучатель.

Товарно-транспортная накладная имеет унифицированную форму и обязательно должна содержать ряд данных, среди которых:

• данные о заключенном договоре перевозке, где указываются реквизиты перевозчика, дата и время отправки и получения грузополучателем;
• требования к процессу выполнения перевозки с технологической стороны;
• список документов, которые переданы перевозчику;
• сроки выполнения работ;
• обязательства сторон договора;
• инструкции для перевозчика, а также место, где могут быть указаны замечания, если клиент будет недоволен качеством выполнения работ.
• дополнительные данные, которые вносятся по усмотрению сторон договора о грузоперевозках.

К первичным документам также относится путевой лист. Этот документ предоставляет водителю возможность выезда из гаража на автотранспортном средстве. В путевом листе водитель должен указывать следующие данные: ФИО водителя, характеристика автомобиля с подтверждением его исправности, задание водителю, данные о перевозимом грузе, расчет и контроль топлива.

Что такое транспортные расходы?

Транспортные расходы представляют собой издержки организации, связанные с оказанием услуг по доставке различных грузов: товаров, материалов, основных средств. В зависимости от способа транспортировки, вида товара, а также мест отправления и назначения список документов, обосновывающих расходы, может меняться.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик может учесть расходы при исчислении налога на прибыль, если они имеют:

• документальное оформление;
• экономическое обоснование.

Таким образом, для отображения транспортных издержек в расходах при определении налоговой базы по налогу на прибыль важно иметь их реальное подтверждение на бумаге. Об особенностях налогового учета транспортных расходов читайте в материале «Транспортные расходы при исчислении налога на прибыль»

Об особенностях налогового учета транспортных расходов читайте в материале «Транспортные расходы при исчислении налога на прибыль».

Самым распространенным видом транспортных услуг является доставка товара от поставщика к покупателю. Сторона, на которую ложатся сами расходы, определяется условиями договоров купли-продажи. Расходы могут быть понесены:

• продавцом товара;
• покупателем.

При этом транспортировка может производиться следующими лицами:

• самим продавцом;
• покупателем с использованием собственного автотранспорта;
• сторонней компанией, с которой заключает договор или продавец, или покупатель.

О классификации транспортных расходов в целях налогового учета см. материал «Транспортные расходы — это прямые или косвенные расходы?».

Оформление документации

Для правильной организации доставки, каждая из сторон берет на себя обязательства вовремя и в полном объеме подготовить необходимые бумаги.

Кто несет ответственность:

1. Документация для перевозки груза со стороны отправителя — ТТН, ТН, трехсторонний договор между отправителем, получателем и посредником либо доверенность на водителя.
2. Бумаги на водителя, машину — за них отвечает компания-перевозчик, контролирует актуальность и правильность заполнения. Документы транспортной компании:

• путевой лист — учет пробега, маршрута, работы водителя;
• права или разрешение временное для управления авто;
• талон ГТО о пройденном техосмотре;
• ОСАГО — страхование ответственности;
• копия трудового договора с водителем — для всех наемных работников компании;
• перевозка продуктов питания — акт о проведенной дезинфекции.

Какие документы нужны для транспортировки грузов между компанией-логистом и заказчиком — заявка на доставку партии, объекта, двухсторонний договор на оказание услуг.

Минимизировать риски в пути позволяет заключение договора страхования продукции. Это не обязательный документ, но его рекомендуется оформлять при заказе услуги доставки сборных грузов.

ИМПОРТ

Необходимый комплект документов для электронного декларирования импортных грузов требуютсяосновные сканированные документы:

1. Контракт и приложения к нему (желательно в формате Word);
2. Инвойс;
3. Перевод инвойса(желательно в формате Word);
4. Брокерский договор и доверенность на нас ( пришлите реквизиты Вашей компании на info@alightplus.com, в ответ мы пришлем Вам заполненный договор и доверенность).
5. Авианакладная. Можете сообщить нам просто номер авианакладной ( AWB), мы отследим статус (дату и время) прибытия груза в Аэропорт.

Необходимые документы

• Образец договора
• Презентация компании
• Форма для расчета

Дополнительные документы при импорте, которые могут потребоваться, в зависимости от характера груза и условий контракта:

1. Паспорт сделки ( если сумма контракта более 50 000 $);
2. Сертификат соответствия или ДС ( декларация о соответствии), в зависимости от описания товара и кода ТНВЭД; После определения кода ТНВЭД ,как правило сообщаем какие разрешительные документы требуются;
3. Заявление на перевод валюты поставщику за товар. ( если согласно контракту ,условия оплаты – предоплата);
4. Сертификат страхования ( страховая сумма стоимость товаров + 10 %) , если условия поставки (Инкотермс 2010) по контракту – CIP Москва.
5. Договор на перевозку груза с транспортной компанией и счет (инвойс) от транспортной компании, если условия поставки (Инкотермс 2010) по контракту – EXW, FCA, FOB, FAS.
6. Сертификаты о происхождении товаров ( Обычно – это документ называется СТ-1, СТ-2, сертификат Формы «А»). Данные документы требуются, для подтверждения преференций по оплате пошлины на товар. Например, при поставке товаров из стран СНГ – пошлина 0% , при условии представления СТ-1.
7. Импортный фитосанитарный сертификат, если товар подлежит карантинному надзору(овощи, фрукты, растения) .
8. Импортный ветеринарный сертификат, если товар подлежит ветеринарному надзору ( мясо, рыба, птица).

Штрафы за нарушения правил перевозки

Минтранс принял очередной закон, который касается автомобильных транспортировок. Согласно законопроекту будут увеличены штрафы за перевозку без соответствующих сопроводительных бумаг. Стоит отметить, что штрафами будут покрывать как самих водителей, так и компанию. Если у водителя будет отсутствовать транспортная накладная, заказ-наряд, грузовая транспортная накладная и наряд, тогда водитель будет вынужден заплатить до 1500 рублей, а что касаемо должностных лиц, то сумма увеличится до 20000 рублей. Транспортные компании же, в свою очередь, заплатят штраф до 250 тысяч рублей.

Перевозка груза без сопроводительных документов может спровоцировать штраф или лишение водительских прав

Именно поэтому очень важно тщательно оформлять все бумаги в каждом из органов, которые отвечают за данную процедуру

Документы, регистрирующие маршрут, время в пути и назначение

Главенствующее место в учете автомобильных перевозок занимает путевой лист. Применяются четыре его формы — ТМФ № 3-спец, 4-С, 4-п, 4-м. Еще один вид документации — карточка учета рабочего времени. Все из перечисленных ниже документов обязательны к применению как у юридических лиц, так и у индивидуальных предпринимателей, которые совершают свою деятельность, эксплуатируя легковые и грузовые автомашины.

ТМФ № 3-спец

Эту форму создали для того, чтобы отображать работу, выполненную у двух заказчиков. Это основной первичный документ, который позволяет вести учет использования спецавтомобиля. На его же основе проводится начисление заработной платы водительскому составу.

Все путевые листы, независимо от конкретной формы, выписываются в одном экземпляре. Их заполняет диспетчер или другое уполномоченное руководством предприятия лицо, а открепные талоны — организация-владелец транспортного средства. На основании отрывной части документа проводятся расчеты между заказчиком и перевозчиком.

Для этой и последующих форм обязательными в путевом листе считаются такие реквизиты:

• название;
• номер;
• период действия;
• оттиск штампа и печати предприятия, которому принадлежит транспорт;
• сведенияо ТС и его владельце;
• данные водителя.

Все виды путевых листов выдаются под расписку водителя. Обычно документ имеет силу сутки или смену.

Согласно правилам документооборота автомобильных перевозок, заполненные бланки хранятся минимум пять лет. К ним прилагают товарно-транспортные документы, по которым можно сверить данные.

К форме ТМФ № 3-спец, а также ТМФ № 4-с прилагается сертификат или паспорт качества перевозимой продукции.

ТМФ № 4-с

Данный документ применяют, если работа водителя, занятого в перевозке грузов, осуществляется сдельно. Путевой лист в этом случае выдается с ТТН. На основании форм ТМФ-4с и 4п списывается топливо, начисляется заработная плата водительскому коллективу. Документ также подтверждает производственный характер расходов.

До выдачи путевой лист издается диспетчером либо иным уполномоченным сотрудником, потом — представителем владельца автомобиля, заказчиком. На заказчика возлагается обязанность заполнения отрывных талонов. Как и в предыдущем случае, на их основе производятся расчеты за предоставленные услуги. Сам путевой лист остается в организации, которой принадлежит автотранспорт. Его хранят с документами, в которых подтверждается время работы автомобиля.

ТМФ № 4-п

Лист оформляют по этой форме, если оплата труда рассчитывается по повременному тарифу, а также при обслуживании до двух заказчиков в день. Особенности заполнения указаны в предыдущих разделах.

Если за смену перевозятся товарно-материальные ценности, в бланк также вписывают номера ТТН и прилагают по одному экземпляру к путевому листу.

ТМФ № 4-м

Это разновидность путевого листа, которая выдается при осуществлении междугородних перевозок. Однако необходимость в его заполнении возникает, если рейс длится дольше суток.

Карточка учета рабочего времени

Она отображает затраты времени на протяжении дня. Записи проводятся кратко, в соответствии с принятыми обозначениями. Так, буква П — это подготовительные работы, Р — время, затраченное на выполнение задания по специальности, О — временные растраты. Учет ведет сам работник либо другие должностные лица, которые мониторят его деятельность.

Это финансовый документ, по которому начисляется заработная плата. Составляют его, как и путевые листы, индивидуальные и юридические лица, в количестве двух экземпляров (первый — заказчику, второй — исполнителю). Заполняет карточку представитель заказчика.

Нет установленной формы этого акта. Но он должен содержать обязательные реквизиты:

• номер отделения;
• номер задания;
• Ф.И.О. работника;
• дни недели;
• часы каждый день;
• общее количество отработанного времени.

Карточки сдают в бухгалтерский отдел, и на их основании потом проводят соответствующие начисления. Они считаются действительными, если существует трудовой договор и расчетно-платежная ведомость.

Требования к заполнению первичных учетных документов

Запрещается внесение исправлений или подчистка в одностороннем порядке. Корректировка возможна только после согласования с участниками хозоперации. Под изменениями подписываются лица, которые ранее составляли документ, указывается дата.

Исправления вносятся так. Сначала зачеркивают неправильный текст одной линией, чтобы можно было прочесть предыдущий текст. Тут же, над строкой указываются новые данные.

Документальное оформление в транспортной логистике

Одним из направлений оптимизации процессов и применения современных технологических решений является переход на электронные документы. Логистические процессы априори имеют территориальную распределенность. Точное документальное подтверждение всех хозяйственных операций на всем протяжении логистической цепи – залог дисциплинированности и контролируемости процесса. Часто в этом процессе связаны несколько организаций, документальное подтверждение требуется для исполнения договорных обязательств

Таким образом, документационное обеспечение процесса очень важно, повышение эффективности даже на некоторых операциях и этапах может дать конкурентные преимущества и выигрыш не только во времени, но и в денежном выражении

Кратко процесс заказа работ по транспортировке выглядит следующим образом: выбор транспортной компании –> оформление доверительного/гарантийного письма (подтверждение и соглашение о цене услуги) –> получение счета на оплату –> поступления денежных средств (предоплата) –> доставка товара –> оплата услуг транспортной компании при получении товара (постоплата) –> получение комплекта документов.

Рассмотрим детально бизнес-процессы с акцентом на их документирование и выявление проблемных мест.

Транспортировка

Ввиду большого количества необходимых документов на грузоперевозки целесообразно разбить их на 4 блока:

1. Документы на груз (со стороны заказчика/грузоотправителя).
2. Документы на автомобиль и водителя для осуществления грузоперевозки (со стороны транспортной компании).
3. Документы для оформления грузоперевозки (договор и заявка).
4. Договор на страхование груза (на грузоперевозку с учетом погрузки и выгрузки).

Для перевозки товара по территории Российской Федерации необходимы следующие сопроводительные документы:

• Товарно-транспортная накладная – главный документ перевозки, выписывается грузоотправителем. В транспортном разделе указывается маршрут, данные автомашины и водителя. В товарном разделе – перечень, количество, вес и стоимость перевозимого груза, а также перечень дополнительных документов на груз. ТТН должны быть заверены оригинальными печатями и выписывается в 4 экземплярах (один остается на загрузке у грузоотправителя, второй для грузополучателя, третий для перевозчика, четвертый является основанием для расчета оплаты за перевозку и прилагается транспортной компанией к счету на оплату заказчику).
• Путевой лист. Необходимый документ со стороны перевозчика. Выписывается автопредприятием.
• Договор между грузоотправителем (грузополучателем) и перевозчиком (экспедитором). Или копия договора, заверенная одной из сторон. Договор является основанием для транспортировки груза данным перевозчиком. Может быть заменен Доверенностью на перевозку груза, выписанную на водителя грузоотправителем/грузополучателем, также с оригинальными печатями.

Также дополнительными документами могут быть:

• Товарная накладная, прилагается, в случае, если в товарном разделе ТТН не указан полный перечень перевозимого груза
• Сертификат соответствия и качества, паспорт (прилагаются в зависимости от характера груза)
• Счета-фактуры и договор между поставщиком и покупателем (не являются обязательными, но часто делаются в дорогу, для избегания недоразумений с сотрудниками ГИБДД).

Хранение, размещение, отпуск

Состав документов, сопровождающих и регламентирующих порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции:

Посредничество в логистической цепи

Документальное оформление происходит и в процессе получения посреднических услуг, таких как

• подбор автотранспорта
• расчет маршрута
• подбор и заключение договора с перевозчиком

Для этого используются документы: счет-фактура (СФ), акт, ТТН, ТОРГ 12 (только между ТК и грузоотправителем).

Условия оплаты транспортных услуг

В договоре следует указать и момент оплаты заказанной перевозки. Это может быть как 100% предоплата, так и предоплата 30% или 50%, или даже постоплата.

После того как услуга транспортировки выполнена, стороны подписывают акт приема-передачи и акт произведенных работ. Далее Заказчик переводит остаток финансов Исполнителю согласно условиям подписанного договора. Когда деньги зачислены на расчетный счет организатора рейса — это является моментом оплаты. После того как получена последняя оплата от Заказчика, Перевозчик делает и передает счет-фактуру на общую сумму поступивших средств. Благодаря ей юридическое лицо сможет предъявить сумму для вычета НДС.

Заявка-заказ

В случае заключения договора на организацию перевозки, предоставление услуг осуществляется, как только владельцем груза выполнена подача заявки, в которой указывается ряд обязательных сведений. Это касается:

• реквизитов отправляющего товар/имущество лица;
• названия грузов, с указанием количества мест, которые будут заняты, объема, описания тары/упаковки;
• даты и времени подачи спецтехники для погрузочно-разгрузочных работ;
• реквизитов получателей;
• типа транспортных средств;
• стоимости услуг.

Заявки являются действительными при условии, что они поданы заблаговременно, заверены печатями и подписями каждой из сторон — участников договора.

Бумаги общего назначения

Многих водителей интересует, какие документы нужны для перевозки груза, чтобы в случае проверки с компетентными органами не возникло никаких проблем. Перечень официальных бумаг следующий:

1. Удостоверение водителя на право управления транспортным средством соответствующей категории.
2. Товарно-транспортная накладная (ТТН). Скачать бланк
3. Договор между отправителем, получателем и посредником, осуществляющим перевозку. Скачать образец договора
4. Путевой лист. Скачать бланк

Все вышеперечисленные документы нужны для перевозки любых видов товара, и не могут быть заменены на другие бумаги. При этом стоит отметить некоторые особенности данной документации.

Накладная при перевозке грузов является одним из самых главных свидетельств, которые необходимо будет предъявить водителем при проверке. Выписываться этот документ должен организацией или лицом, которое является отправителем. При этом официально данная бумага должна быть утверждена соответствующими печатями. Ее необходимо сделать в четырех копиях, по одной из которых получает отправитель и получатель, а две остаются в транспортной компании. Данный документ содержит две важные части:

1. Товарный раздел. Данная часть указывает полное описание товара, которые остальные документы на перевозку груза не дают.
2. Транспортный раздел. Этот элемент должен содержать наиболее полную информацию о маршруте, название отправителя и посредника, а также данные о водителе и технических характеристиках автомобиля.

Образец заполнения товарно-транспортной накладной. Товарный раздел (для увеличения нажмите на картинку)

Образец заполнения товарно-транспортной накладной. Транспортный раздел (для увеличения нажмите на картинку)

В некоторых случаях от товарно-транспортной накладной можно отказаться. Чаще всего это бывает тогда, когда транспортировку осуществляет покупатель. Документы на перевозку груза в данном случае не требуют ТТН, так как весь процесс происходит между двумя объектами договора без посредников в виде транспортной компании.

Договор должен быть в обязательном порядке подписан. Это делает водитель, либо же экспедитор, сопровождающий машину. Не обязательно, чтобы эта бумага была оригинальной, так как можно использовать заверенные печатями копии. Таким образом подтверждается законность транспортировки. Вместо договора разрешается использовать доверенность, если на ней также стоят соответствующие печати организаций.

Организация безопасной температурной доставки самолетом

При перемещении температурных грузов большое значение имеет правильная организация логистической цепи, что под силу только профессиональному перевозчику.

Транспортная компания СТАБФАРМ обладает большим опытом в организации доставки специализированных грузов и способна обеспечить соблюдение необходимого температурного режима по принципу «холодовой цепи» от отправителя до получателя. В случае необходимости используется региональная железнодорожная или автомобильная сеть.

Для транспортировки грузов с температурным режимом компания, в частности, использует:

• специализированный автомобильный транспорт, оснащенный рефрижераторами;
• термоконтейнеры с хладоэлементами, в которых поддерживается температура -20°С или +2…+8°С;
• сосуды Дьюара, применяемые для перевозки опасных грузов и обеспечивающие заморозку до -180°С;
• термоконтейнеры с сухим льдом, сохраняющие температуру -70°С.

Компания СТАБФАРМ составляет оптимальный маршрут доставки; выбирает подходящий рейс; упаковывает и маркирует груз; оформляет все сопроводительные документы; обеспечивает транзитное хранение груза до вылета и встречу груза в аэропорту назначения; отслеживает маршрут и оповещает клиента о месте нахождения отправления; в случае необходимости выполняет переупаковку и вручение получателю груза в том виде, в котором он был принят в пункте отправления; предоставляет заказчику расшифрованные данные терморегистратора, подтверждающие соблюдение необходимой температуры на всем пути следования груза.

Менеджеры логистической компании СТАБФАРМ готовы круглосуточно проконсультировать вас по любым вопросам, касающимся организации и осуществления транспортировки грузов.

Отдельные моменты заполнения путевых листов

Путевой лист, согласно п. 10 Приказа N 152, оформляется на один день или на срок, не превышающий один месяц. До введения в действие Приказа N 152 возникало немало споров по поводу того, с какой периодичностью следует составлять путевые листы. Теперь же основания для возникновения подобных споров исчерпаны, поскольку путевку разрешено составлять на срок, не превышающий один месяц.

Если в течение срока действия путевого листа автомобиль используется посменно несколькими водителями, то п. 11 Приказа N 152 допускает оформление на один автомобиль нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Каждая из форм путевых листов содержит раздел “Движение горючего”

Заполнение этого раздела производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов, на что обращено внимание в Письме Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 “О путевых листах”. Соответственно, и расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега

Нормируемый расход горюче-смазочных материалов определяется в соответствии с Методическими рекомендациями “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”, утвержденными Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Следует также напомнить читателям о том, что в целях обеспечения безопасности дорожного движения в каждой организации независимо от формы собственности, имеющей и использующей автотранспорт, должен проводиться предрейсовый медицинский осмотр водителей. Предрейсовые медосмотры проводятся как на базе организации, так и в условиях медицинского учреждения перед началом рабочей смены водителей. Водители должны являться на предрейсовый медосмотр с путевым листом. Если водитель допущен к рейсу, в путевом листе ставится штамп “Прошел рейсовый медицинский осмотр”. В штампе должны быть указаны дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование. Порядок проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей приведен в Письме Минздрава России от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32.

Документация, необходимая для транспортировки груза

Для того, чтобы осуществлять грузоперевозки между заказчиком и исполнителем, оформляется ряд документов. Первоначально заказчик обращается в компании с оформленной заявкой, где описывается, что именно требуется выполнить. Заказ-наряд оформляется в 3 экземплярах, 2 из них остаются у грузоперевозчика. Как только данный документ поступает в транспортную компанию, в течение 3 дней руководство должно рассмотреть его и дать согласие на выполнение работы либо отказаться от него.

На основании заявки заключается договор. В нем прописывается права и обязанности сторон. Этот документ относится к коммерческому типу документации. Здесь прописывается то, как будет осуществляться оплата выполненных работ. Договора могут быть разного вида: долгосрочные, разовые.

Без накладной также невозможна перевозка грузов. Товарная накладная представляет собой один из первичных видов документов. Он необходим для того, чтобы оформлять продажу тех или иных ценностей. Чаще всего она оформляется в унифицированной форме по названию ТОРГ-12, утвержденная в 1998 году Постановлением Госкомстата. Однако организация вправе создать и внедрить собственную иную форму для накладной. К процессу грузоперевозок данный документ не имеет никакого отношения.

Правильная организация в компании документооборота в компании позволяет обезопасить весь процесс грузоперевозок. Ведь имея все документы на руках любая из сторон может доказать свою правоту либо получить компенсацию при условии, если были нарушены обязанности одной из сторон.

Выводы

Организация процесса работы с ТТН с целью ускорения взаиморасчетов, конечно, в основном лежит на плечах самих ТЭК, однако любой контрагент нуждается в надежном, проверенном перевозчике и своевременном получении всех документов.

Несомненно, есть множество нюансов при заполнении товарно-транспортной накладной в электронном виде, но они есть и на бумаге.

Используя сервис обмена для передачи документов компания получает ряд неоспоримых преимуществ:

• Вы можете работать в привычной вам информационной среде и готовить документы именно там;
• Все документы, отправленные в сервисе надежно шифруются;
• Заверенные УКЭП и отправленные документы любых форм имеют юридическую значимость;
• Доставка осуществляется за считанный минуты, сокращаются сроки исправлений и корректировок;
• И конечно, значительно сокращается время взаиморасчетов с контрагентами, не говоря о экономии на бумаге и почтовых отправках.

Автоматизация внешнего электронного документооборота транспортно-экспедиционным компаниям откроет массу возможностей для оптимизации всех процессов, начиная от своевременности расчетов с заказчиками, заканчивая оперативным выставлением счетов и значительной экономией на бумаге.

Версия для печати